什么是SOP(标准操作程序)以及如何制定

2020.04.14 -

   

想象一下,您在一家杂货店的客户服务部门工作。一位顾客有一天进来,说他们需要退回一袋面包。您工作的商店很可能已经针对如何处理这种情况制定了一套书面规则。那套书面规则就是所谓的标准操作程序。

标准的操作程序是逐步的书面说明,描述了如何执行例行活动。员工每次都应以完全相同的方式完成它们,以使业务保持一致。标准操作程序有助于维护部门的安全性和效率,例如:

  • 生产/经营
  • 销售和客户服务
  • 员工培训
  • 法律
  • 金融

站立的操作程序永远都不应难于阅读或措辞含糊。它应该简短,易于理解,并包含易于遵循的操作步骤。良好的标准操作程序应明确概述步骤,并将任何安全隐患告知员工。

常规的操作程序应成为培训新员工的基础。还应该每年对它们进行更新,以确保它们与组织的当前需求保持关联。

为什么需要标准操作程序?

一些企业主很难理解为什么需要标准的操作程序。他们已经对员工进行了培训,那么为什么他们还需要一份概述过程的书面文件?

这有点像问为什么医生在进行手术前要有书面的程序清单。以下是您的业​​务需要标准操作程序的一些原因:

  • 他们节省时间和金钱

当同一任务以多种不同方式完成时,将总是需要更长的时间才能完成。制定标准的操作程序可以简化流程,从而使员工可以在更短的时间内完成更多工作。

  • 他们提供一致性

制定标准的操作程序可确保无论由谁工作,业务流程都将以正确的方式完成。

  • 他们改善沟通

标准的操作程序使您的员工的工作更加轻松,因为他们不必再猜测应该如何执行工作。而且,他们不必费劲地记住您刚被雇用时告诉他们的内容。

  • 他们可以让您对员工负责

如果没有书面标准,如何评估员工?没有标准的操作程序,员工评估将成为个人意见的问题,这对您的员工几乎是不公平的。

  • 他们创造了一个更安全的工作环境

当员工以完全不同的方式执行相同任务时,不仅效率低下,而且实际上是您的业务责任。标准的操作程序可确保员工以安全一致的方式执行其工作职能。

对标准操作程序的最大误解之一是,它们将导致企业变得僵化和僵化。

如何编写标准操作程序

现在您知道什么是标准操作程序以及为什么需要一个标准操作程序。但是,您可能想知道如何才能真正创建自己的。在甚至开始编写文档之前,标准的操作过程需要进行大量的计划和准备。

创建自己的标准操作过程时,请遵循以下五个步骤:

1.制定您的业务流程清单

首先,请经理与您的员工讨论他们每天在工作中执行的职责。这将使他们能够开始创建需要标准操作程序的详细过程清单。

在这里,您可以与经理一起查看该列表,并查找任何冗余。该列表将作为创建标准操作程序的起点。

  2.计划流程

在此步骤中,您将需要确定流程的格式。您是否希望将其作为分步指南或工作流程图?从那里您可以创建一个模板。您还需要决定如何使您的员工可以看到您的标准操作程序。您会发布书面副本还是在线获取副本? 

  3.与员工交谈

现在您已经有了流程列表并创建了模板,接下来需要与员工交谈。这很重要,因为除非您与每天实际执行此程序的人员进行过交谈,否则您将无法完全理解该程序。仅与管理层交谈是不够的。

4.撰写并审查流程

与员工交谈后,立即将笔记添加到模板中。在这里,您可以再次与员工一起检查标准操作程序,并从经理那里获取意见。您还应该确定谁负责标准操作程序的监督和维护。

请记住,所有标准操作程序应以相同的方式阅读,同时仍然清楚地描述业务各个领域的功能。

5.维持更新

编写标准操作步骤后,您的工作还没有完成!为了使它保持相关性和有用性,您必须每年至少维护和更新一次。

书面的标准操作程序不仅使您的员工知道他们应该如何工作,而且使他们知道原因。当您向员工解释为什么以某种方式执行任务时,他们更有可能完成任务。

首先创建标准的操作过程很耗时,但是这样做值得。他们将为您节省很多时间和避免不必要麻烦。

详细方案:如何编写标准操作程序SOP?

结论

标准操作程序是有关如何执行日常业务活动的详细书面说明。它们易于阅读,并解释了所描述过程的每个细节。重要的是要记住,一个好的标准操作程序并不专注于需要完成的事情,而是应该如何去做。标准的操作程序是每个企业都应该拥有的有效工具。

标准的操作程序将使您对业务流程有更好的了解,并帮助您决定如何前进。他们将确保所有员工都以相同的方式执行业务流程。

有了标准的操作程序,您还可以选择更快地扩展业务。这是因为标准操作程序使在整个组织中复制这些过程变得更加容易。

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