如何编写标准操作程序SOP?

2020.04.14 -

   

在深入探讨如何编写SOP之前,您应该对文档中的内容有所了解。

当然,例如,这取决于您的特定业务需求(使文档符合ISO-9000)。通常,SOP将包括:

  • 标题页 –其中可以包括流程名称,SOP所适用部门的名称等。
  • 目录 –如果文档太长,您可以随时创建目录以使其易于浏览。
  • 程序
    • 范围 –某些过程可以跨越不同的部门,团队等。为确保您不会使SOP文档过于复杂,请指定要记录的过程的范围。
    • 术语 –定义任何复杂的术语。思考,缩写,首字母缩写等。
    • 程序 –流程文档,图等。
    • 补充信息 –根据过程,这几乎可以是任何内容。例如,有关机械和设备的信息(在哪里),健康和安全警告等。
  • 指标 –能够测量过程效率始终很有用。通过在SOP中定义指标,您可以随时检查该过程是否有效。例如,如果您发现某个过程的效率不如往常高,则可能是机器出了问题。

编写标准操作程序SOP的步骤如下:

步骤1:聚集团队

在甚至记录该过程之前,您需要查明所有重要信息。

您可能不是每天执行此过程的人。尽管您可能对流程的组成有一个大致的了解,但您可能并不知道所有可能真正影响结果的小细节。

因此,要真正正确地执行该程序,您需要定期咨询执行该程序的员工。召开会议并致电所有相关员工。请他们逐步引导您完成该过程,并解释每个小细节。

步骤2:定义范围

有时,流程是相互关联的。他们可以跨越不同的团队,部门等。

如果您在没有真正定义范围的情况下开始记录该过程,则最终结果可能会变得太长且太复杂。

举一个真实的例子,我们可以看看我们发布内容的过程…

  1. 作者创建博客文章的草稿
  2. 编辑对其进行审核并提供反馈
  3. 该过程一直循环进行,直到可以发表文章为止
  4. 编辑器将文章上传到WordPress并针对SEO进行了优化
  5. 营销团队收集相关联系信息以进行反向链接扩展
  6. 营销团队发送电子邮件进行宣传

根据标准操作程序的目的,您可能将过程分为两部分。

写作团队真的不需要知道市场营销团队在步骤5和步骤6中所做的工作,反之亦然。

如果您要雇用新作家,他们只需要知道步骤1到步骤4,而营销人员则需要知道步骤5和6。因此,根据需要SOP的部门,您将相应地限制范围。

步骤3:记录过程

这是编写标准操作程序的大量工作,实际上是创建文档。

这里最基本的选择是使用清单。这看起来似乎不太像SOP,而更像是购物清单。

您写下成功完成该过程所需完成的确切任务。然后,您可以将其打印出来并保存在办公室中,或者将其在线发布在某个位置以供您的员工用作参考。

但是,清单非常有限。对于更复杂的流程,您会有不同的事件和结果,因此您无法真正将所有这些都放入一个简单的待办事项清单中。

在这种情况下,您需要使用工作流程图

客户入职工作流程示例

员工入职程序流程图

要点是,您可以创建一个流程图(或任何其他流程图),详细说明该过程的不同步骤,如上例所示。这里最简单的选择是流程图,但是您也可以使用其他地图类型,例如Swimlane图表或SIPOC。

最后,您还可以使用  业务流程管理软件

tallyfy屏幕截图工作流任务

无需创建物理(或在线)流程图,您可以使用该软件进行数字化处理。与常规选项相反,它具有几个额外的好处。

例如,您也可以使用该软件来在线跟踪该过程。无需检查员工是否做得正确,您只需查看仪表板即可。

该软件可让您知道可能出现的任何问题,错过了截止日期,出现瓶颈等。

结果,您的流程变得更加高效。

步骤4:列出相关信息

在大多数情况下,仅查看过程流程图还不足以为您提供有关如何执行该过程的所有信息。

例如,您可能需要知道某个设备的位置。或者,您可能需要知道某些在线软件的登录凭据。

因此,您应该列出完成该过程所需的所有信息。这可能是:

  • 方法论 –进行过程步骤的正确方法是什么?这几乎可以是任何东西。例如,假设您要加入新员工。流程步骤可以是“将员工信息输入到HR软件中”。附加信息将是信息的类型-名称,姓氏,出生日期等。
  • 必要的工具 –如果您需要使用某些工具来完成一个流程步骤,则应提及如何做到这一点。例如,“使用201机房的机器”或“使用madeupcrmsite.com并使用randomlink.com提供的凭据”
  • 健康和安全警告 –如果该程序可能对某人的健康有害,请在SOP中提及该内容,以及进行该过程所需的任何必要预防措施。

步骤5:定义指标,改进流程和更新SOP

至此,您已经掌握了标准的操作步骤。此时,您可以将其命名为“ day”,跳过此步骤,然后开始实施SOP。

但是,您可能已经意识到,可以对该过程进行一些潜在的改进。

这是很标准的。大多数组织在定义了流程之后就不回头,而是以“不解决未解决的问题”的态度。但是,改进流程通常会带来很多好处。

首先,您需要定义正确的指标。您无法真正改善无法衡量的东西。对于制造业,可能是产品输出。对于营销,每月产生潜在客户。

然后,您可以尝试使用以下任一流程改进技术…

  • 简化流程 –流程中是否存在占用过多时间或资源的步骤?有什么办法可以将其剪下或更换?
  • 过程自动化 –是否有任何方法可以使过程的某些部分自动化?大多数情况下,这可以通过软件来完成。
  • 流程外包 –流程的某些部分是否起作用?如果这是几乎任何人都可以做的事情,则可以通将其外包给兼职。

实施SOP

首先,恭喜!至此,您已经了解了如何制定标准的操作程序。但是,您的工作尚未完成。您需要实施SOP。意思是,您应该使所有员工都可以轻松访问它。

最好的选择是使其联机。您可以将文档放在您喜欢的文件共享软件(例如钉钉网盘上。或者,如果您过时了,可以随时将文档打印出来并分发到整个办公室。通常最好还是保留一些额外的副本,以防在紧急情况下有人需要查找SOP文档。

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