什么是OA系统?

2020.04.30 -

   

OA系统是办公室自动化系统的简称。 现在,各种办公自动化系统已广泛应用。代替以前繁琐重复的工作任务。

办公自动化系统集成的功能类型包括:(1)电子出版(2)电子通讯(3)电子协作(4)图像处理(5)办公室管理。这些系统的核心通常是局域网(LAN)。局域网允许用户通过连接网络通过网络将数据,语音,邮件和图像传输到任何目的地,无论该目的地是局域网上的本地办公室,还是在另一个国家或大洲。OA使办公室工作更有效率并提高了生产率。

OA系统

电子出版

电子出版系统包括文字处理和桌面出版。文字处理软件(例如Microsoft Word,Corel Word-Perfect)允许用户创建,编辑,修订,存储和打印文档,例如信函,备忘录,报告和手稿。

桌面发布软件(例如Adobe Pagemaker,Corel VENTURA,Microsoft Publisher)使用户能够集成文本,图像,照片和图形以生成高质量的可打印输出。桌面发布软件用于带有鼠标,扫描仪和打印机的微型计算机上,以创建具有专业外观的出版物。这些可能是新闻通讯,小册子,杂志或书籍。

电子通讯

电子通信系统包括电子邮件(e-mail),语音邮件,传真和桌面视频会议。

电子邮

电子邮件是一种软件,允许用户通过他们的计算机键盘来创建,发送和接收来自世界任何地方的消息和文件。大多数电子邮件系统允许用户执行其他复杂的任务,例如过滤,确定优先级或归档消息。

将邮件副本转发给其他用户;创建并保存消息草稿;发送“复本”;并请求自动确认邮件的传递。电子邮件之所以受欢迎是因为它易于使用,传递速度快且价格便宜。

语音邮件

语音邮件是一种复杂的电话应答机。它将传入的语音消息数字化并将其存储在磁盘上。当收件人准备好收听时,邮件将从其数字化版本转换回音频或声音。收件人可以保存邮件以备将来使用,删除或转发给其他人。

传真

传真机或传真传输机(FAX)扫描同时包含文本和图形的文档,并将其作为电子信号通过普通电话线发送到接收传真机。该接收传真在纸上重新创建图像。传真还可以扫描文档并将其发送到远程计算机内部的传真调制解调器(电路板)。然后可以将传真显示在计算机屏幕上,并由计算机的打印机存储或打印出来。

桌面视讯会议

桌面视频会议是增长最快的视频会议形式之一。タ桌面视频会议需要网络和带有特殊应用软件(例如CUSeeMe)的台式计算机,以及安装在显示器顶部的小型摄像头。捕获了来自台式计算机的计算机用户的图像,并通过网络将其发送给其他参加会议的计算机和用户。这种类型的视频会议模拟了个人的面对面会议。

电子协作

通过电子会议和协作工作系统以及电话会议,可以实现电子协作。电子会议和协作工作系统使同事团队可以使用微型计算机网络共享信息,更新计划和计划,并在项目上进行合作,而与地理距离无关。例如钉钉可以允许两个或更多人同时编辑或以其他方式处理相同文件。

电话会议也称为视频会议。正如前面的桌面视频会议讨论中提到的那样,该技术允许多个位置的人们使用实时声音和图像进行交互和协作。与台式机相比,完整的电话会议需要特殊用途的会议室,其中必须配备摄像机,视频显示监视器以及音频麦克风和扬声器。

远程办公和协作系统

远程办公人员通常在办公室自动化系统的帮助下,而不是每天去办公室,在家中完成部分或全部工作,包括那些允许协作工作或开会的系统。微型计算机,调制解调器,允许发送和接收工作的软件以及普通电话线是使之成为可能的工具。

远程办公越来越受欢迎,部分原因是人口持续增长,这造成了交通拥堵,促进了高能耗,并造成了更多的空气污染。远程办公可以帮助减少这些问题。

特别如今这个特殊时间,公司开展网络会议显得尤为重要。

图像处理

图像处理系统包括电子文档管理,演示图形和多媒体系统。成像系统将文本,图画和照片转换为可以存储在计算机系统中的数字形式。这种数字形式可以被操纵,存储,打印或通过调制解调器发送到另一台计算机。成像系统可以使用扫描仪,数码相机,视频采集卡或高级图形计算机。公司将成像系统用于各种文件,例如保险单,病历,牙科记录和抵押申请。

演示图形软件使用来自其他软件工具的图形和数据来创建和显示演示。图形包括图表,项目符号列表,文本,声音,照片,动画和视频剪辑。此类软件的示例包括Microsoft Power Point,Lotus Freelance Graphics和SPC Harvard Graphics。

多媒体系统是将两种或多种类型的媒体(如文本,图形,声音,语音,全动态视频或动画)集成到基于计算机的应用程序中的技术。多媒体用于电子书和报纸,视频会议,影像,演示文稿和网站。

办公管理

办公管理系统包括电子办公配件,电子日程安排和任务管理。这些系统提供了一种组织人员,项目和数据的电子方式。可以创建,编辑,存储和检索业务日期,约会,备忘和客户联系信息。

此外,可以设置有关关键日期和约会的自动提醒。可以分配,细分和计划项目和任务。所有这些动作既可以单独完成,也可以整个小组完成。自动执行这些办公功能的计算机系统可以极大地提高生产力并改善组织内部的沟通。

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