什么是企业内容管理ECM?

2020.06.01 -

   

想象一下一个组织您的文档,演示文稿和电子表格以方便访问的系统。这是企业内容管理(ECM)的前提。使用和理解这一宝贵资源是提高成功的关键。这是一个指南,可以帮助您了解其目的的全部内容。

什么是企业内容管理?

企业内容管理(ECM)是管理公司信息的一组阶段,技术和工具。这包括存储,共享,组织和保护公司记录和数据。最终,ECM允许公司完全控制其保存和存储的信息。

为什么如此重要?

ECM平台以数字方式转换和组织信息,使公司可以更好地掌握其内容。它集体收集信息,为团队提供更好的访问和理解,从而提高其效率。ECM还简化了工作流程,以提高所有类型的项目和活动的业务效率。它使公司可以有效地完全控制其数据。这包括公司存储的数据和信息量很大时。

讨论一个小组的工友海报板。
企业内容管理可提高效率。

将企业内容管理想像成图书馆的计算机系统。图书馆本身拥有成千上万的图书,这些图书是根据图书的名称和体裁进行分类的。

尽管这可以使您对某些书籍的位置有一个大致的了解,但它没有提供能够立即了解有关某本书的重要信息的详细,有组织的系统。拥有记录了所有书籍的计算机系统后,图书馆员可以立即找到相关信息,例如最近是否已检出书籍。就像公司的ECM一样,公司的数据本质上是等待组织的图书馆中的书籍。

ECM的三个关键要素

ECM由使公司受益的基本组件组成。这是要考虑的三个关键要素:

1.组织

在组织信息之前,此阶段的初始步骤包括转换。这种转换涉及编辑记录,数据和信息,然后使其数字化。这对于拥有大量历史记录和其他数据的公司特别有用。这是将信息组织成结构化格式的初始过程。

同事们检查笔记本电脑上的数据。
组织是ECM的最大部分。

将记录转换为数字格式后,下一步便是为公司的利益进行组织和组织。组织它的最合乎逻辑的方式是以有利于业务工作流的方式进行的。

2.储存

ECM有两种不同的方法可以完成有效的数据存储。首先是通过物理存储数据和信息。这在详细的文件夹结构中发生,以确保用户可以轻松访问所有保存的数据和信息。此外,保存最终补充了存储工作。

一台带抽屉的笔记本电脑从屏幕出来。
ECM提供结构化,有组织的存储。

不仅可以存储信息,还可以对其进行广泛的备份。这使用户有机会编辑和更改任何必要的数据。它还提供诸如公司历史记录之类的信息。

3.检索和共享

接下来,公司使用高级文本搜索从存储中检索其信息。这些搜索通常包括帮助查找文档的元数据。它们还涉及根据创建日期来精确定位信息。最后,ECM监视哪些用户正在查看特定的文档和文件。

快速检索与共享并驾齐驱。快速有效地在系统中定位文件的能力特别提高了信息请求的效率。对于拥有大量数字数据的现代公司而言,这种快速定位至关重要。

企业内容管理具有许多功能来增强公司的工作流程,确保您完全了解它的好处。

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