什么是POS 系统?功能优点、如何挑选一次看懂!

2021.05.06 -

   
什么是ipad pos 系统? 对经营商店有什么帮助

不论你是开店新手,还是正在经营店面,都一定听过大家讨论收银机或是POS 系统。所谓的POS 系统,代表的是消费者在店面购物时,一套辅助店家、老板完成交易结帐、库存进销存管理的系统工具。

传统上有人会将收银机与POS 系统、POS 机混为一谈,但POS 系统能为店家做到的不仅只有收银,还具有整理商品库存、会员管理、发票税务等功能,是开店时辅助老板处理店务的好帮手。

但对创业开店,每一笔资金都要小心运用的老板来说,从POS 系统的软体到硬体,都需要一笔资金,且后续维护也需要纳进成本考量里,光这点是不是就劝退你了呢?

其实POS 系统除了「方便管理」外,还有许多长期来看,对店面维运相当有帮助的隐性优点,是许多人添购POS 系统时未曾想到的。究竟什么是POS 系统、POS 系统有哪些功能、我是否适合POS 系统、POS 系统能为我带来多少效益、POS 系统的挑选指南、POS 系统的维护成本等,所有关于POS 的内容都在本文一次告诉你!

什么是POS 系统?

POS系统的英文全名为Point of Sale,中文名为销售时点信息系统。是指由硬体与软体组成,能够协助处理店家诸如库存、进销存、发票管理等店务的一套系统。根据产业的不同如餐饮、零售、复合式商店、服务型产业等店面类型的不同,也会有功能上的差异。例如餐饮需要区分外带内用、新增口味调整的功能,而零售POS则需要商品进货、解决消费者的退换货问题等功能。

POS 系统常见类型有哪些?

如同前面所提,针对不同产业的需求和性质,POS 系统的功能也会有所不同。这里我们根据产业型态整理了几种常见的系统:餐饮POS、零售POS、全通路整合型POS、服务型POS、复合型POS、客制化POS。

  • 餐饮POS:餐饮需面对的常见需求有外场与厨房的协作、顾客定位等,POS系统的功能便在于建立起更有效率的协作模式。常见的功能有点餐、场内外出单机制、定位、餐点备注等。常见应用于餐厅、饮料店、餐车、小吃摊、面包水果等食品店等。
  • 零售POS:零售最常遇到的问题则是库存、进销存需求。通常零售POS系统会在资料自动更新上(如顾客结帐后库存即时异动)有较完整的功能。如库存管理、收银结帐、退换货等。常见应用于服装饰品、选品店、3C零件等小型零售上。
  • 全通路整合型POS:随着网路与实体的界线逐渐模糊,有越来越多的品牌开始在线上与线下都有贩售通路。这时候能协助整合线上线下会员、营收、库存等资料的POS系统便脱颖而出,且在未来,全通路整合的需求只会不减反升。常见应用于网路商店与实体店面兼有者。
  • 服务型POS:其他有些提供服务的商业模式如按摩芳疗,对POS系统的需求,则又与餐饮零售有所区隔。常见的功能有顾客预约、讯息推播、消费集点、业绩抽成等。常见应用于美发沙龙、按摩芳疗、健身运动课程、医美诊疗等。
  • 复合型POS:有些店面同时有贩售食品和零售商品,或是兼含零售与服务,这时只能应付单一型态的POS系统便会不敷使用。有些厂商专门提供这种多合一的系统服务,帮助老板掌握整间店面的营收与营运状况。
  • 客制化POS:另外有些更特殊的商业型态,或是有超过百兼据点的大型企业,对POS系统的需求就会更多更杂。这时则需由店家自行提出客制化需求,并寻求客制化服务。常见应用如大型超市、跨国企业等。

POS 系统的组成

目前坊间常见的POS 系统可分成mPOS(Mobile POS,指搭载于移动设备上的POS) 系统与传统硬体POS 系统,但不管是哪种,一套POS 系统的核心都可由硬体和软体组成。

软体,即整套POS 系统的核心,透过软体,系统能够即时纪录销售资讯,并整理成相关报表。硬体,是配合软体的周边品项,透过不同硬体能够完成其他周边作业。例如标签列印机、扫描商品条码等。

系统软体

POS系统的软体,最常见是直接灌在硬体内做使用,以及以APP形式呈现的mPOS这两种。第一种你可以想像成我们电脑常用的文书系统Office,购买后厂商会直接将系统灌入你的电脑中。后者则是类似于下载的手机APP,透过智慧型手机、平板等行动设备装载APP,下载后透过智慧装置直接使用。

两者最大的差异,一则是资料保存方式:传统硬体型的资料会直接存放于你的电脑中,不会于其他地方存有备份。当资料需转移时,需透过手动的方式进行。mPOS 则是将资料保存于云端,资料将被保存于远端主机当中,若硬体出现故障时资料将不受影响。

若想了解更多差异,可以参考这篇:iPad POS与传统买断POS系统有什么不同?

另一则是系统维护方式。传统型POS 是由工程师写完程式后直接安装于个人硬体或电脑中,若该软体需要做维护或是更新,工程师必须针对个别机台做分析、更新与修理。而mPOS 的POS 系统,工程师则可透过远端进行维护。软体有新功能或定期更新时,使用者都可以透过APP 更新来使用更新的软体。

系统硬体

硬体一般是根据店面的需求可以自行增减,而mPOS 与传统型的POS 所搭配的硬体,也会有所差异。像mPOS ,一台可以下载APP 使用的平板便是基本配备。而根据厂商的不同,也会对于平板有不同规定,例如有些是仅限于iPad 上使用,有些适合Android,少部分则是两者都可以使用。传统型因为是将资料灌入硬体,系统萤幕、主机便是必备的硬体。

我们整理了几种常见的硬体,以及需要该硬体的使用情境:

硬体名称使用情境硬体类型
系统萤幕软体显示画面时用的萤幕主机传统型多使用主机电脑或大型机台,APP 型多使用平板
条码扫描枪连结软体后可读取条码,借条码读取商品资讯有线连结扫描枪,或无线连结扫描枪,多与钱箱、收银台连接
钱箱存放现金的空间,通常于结帐时弹出供找零、收钞单一钱箱或结合列印发票收据之多功能钱箱
发票收据印表机印制发票、收据时用的小台列印机传统二联发票机、电子发票机(可列印收据)
刷卡机顾客结帐时使用信用卡付款使用和银行合作后使用该银行提供之刷卡机
网路连线设备确保POS 系统连线,资料能即时传上云端无线路由器

为什么你需要POS 系统?

许多人或许都有这样的疑问:现在记帐、叫货我都可以自己来,也没遇到什么问题,为什么会需要使用POS 系统呢?相信这是许多人在看到POS 时经常会思考的疑问,加上多一笔开销,对创业每一分资金都需要斤斤计较的老板来说,POS 经常容易成为排序更后面的选择。但其实POS 系统能为你做到的不仅只有方便管理,长远来看更是有许多益处:

1. 精准掌握营运资源

开店最大的烦恼,便是该如何控管成本,创造更多的营收,但你真的了解你手中握有多少资源吗?仓库中有多少未出售的库存、平均每月有多少净盈利等。这些问题透过POS系统,你将能够回答的精准无误。而掌握资源最大的好处,在于你能够清楚了解店面的状况,现在是有许多商品囤积在仓库吗?还是有足够的资金拓展新的市场?

2. 进行更缜密的商业布局思考与分析

善用数据分析,能为你的商店经营更上一层楼。怎么说呢?例如疫情期间,透过营收数据你发现到口红的销量降低,反而眼妆、眼影的销量提升,你发现原来疫情期间因为戴口罩,许多人便忽略口红改在眼妆上下功夫。透过数据看见这些趋势与市场洞察,将能帮助你为当下或下一季或的营运策略做出更正确、更符合市场需求的选择。

这里整理一些常见,能协助你判断生意好坏,进一步调整营运策略的几项重要指标:

  1. 详细的销售数据。若你的商业版图较大,如有多间分店或线上线下商店时,个别店面的营运数据。
  2. 各时段的销售纪录,包括实际营收、成本、净盈利等数据。
  3. 销售状况的细部数据资料,如个别员工的销售业绩、个别商品的销售成绩等。
  4. 订单资料,如每日订单数量、各订单的成交金额、分别为哪些会员购买的等。

3. 提高营运效率,节省时间人力

正如前面我们所提及的,POS系统能为你提高营运效率,节省更多时间。例如一般你需要花上一两个小时闭店、盘点商品,并整理一整天下来纸笔记录的营收资料。但POS自动在结帐、进货、盘点的每一个当下纪录资料,让你无需事后重新整理,为你节省时间和人力成本,将这些资源投注在更能为店面带来营收的事情上。

4. 提供顾客满意度,使双方的沟通更有效

快速有效率的服务能令消费者对品牌的好感度提升,反之若消费者在购物流程中有任何不舒服的感受,则很可能消费后就再也不给品牌机会。而POS系统则是可以协助你,不管是提升结帐流程还是在管理会员上,帮助你纪录更多的会员资料,有效的拉起与会员间的联系。

图一、SHOPLINE POS 概念示意

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使用POS 系统能为我带来什么?

谈完了POS 系统带来的效益后,你还是很难想像POS 系统,能怎么样实际帮助你和你的商店吗?这里我们以零售为例,列举了几个使用情境,以及POS 系统在之中是如何运作,来帮助你更具体的了解POS 系统。

  • 商品建档与库存管理
  • 改善销售流程
  • 进销存、销售查询与管理
  • 有效管理会员数据
  • 全通路管理
  • 其他店务管理

商品建档与库存管理

库存管理一直是零售店最常遇到也最棘手的问题。库存管理不当会衍生出的问题相当多,例如无法抓准安全库存导致商品一直在缺货、无法得知仓库存有多少货导致可动用的现金流变少、不清楚既有库存状况导致无法以最有效益的方式促销或清仓…….等等。

这些随处可见的小问题看似没什么,但累积起来不仅会降低可能的获利空间,严重更可能会在无意之中伤害商誉。而POS系统正好能解决由库存而生的所有问题。

要做好库存管理,先从厘清有多少商品开始做起。POS系统能协助你快速为每一项商品编码,及制作SKU、条码等身分证明,如此以来在往后的查货、分店调拨、或是退换货时,都能快速的找到对应的正确商品,也会在需要查找商品资讯时更有效率。POS系统也能协助你纪录每项商品的任何异动,从商品进货、销售、退换货、商品预订到分店调拨,所有商品数量的变化都能被准确纪录,也能随手确认现有的库存数目。

在你为商品建好身份,确实掌握库存异动,再搭配POS 系统的其他功能,你就可以解决我们以上提到,或是更多你在开店时遇到的困扰。举例来说,一些热门商品经常销售一空,但可动用现金又不足够拿去囤更多的商品,这时你就可以检视销售报表,抓出该项商品的平均销售量,再计算从向厂商叫货到实际到货需要几个工作天,为这些商品定下「安全库存量」。每次只要该商品数量低于安全量时,就可以向厂商叫货,有备无患让你的热门商品不缺货一直卖。

图二、SHOPLINE POS 库存管理示意

改善销售流程

怎么吸引更多顾客上门?也是另一个零售店经常遇到的烦恼。除了店面选址、装潢等吸引新客的因素外,如何让已经来过或是逛过没买过的消费者再度上门,也是大家常遗忘却相当重要的小技巧。

想让消费者留下深刻印象,除了有趣吸引人的商品外,「服务」也是消费者经常注意且放在心上的重点。结帐经常要排队、不清楚该怎么退换货、明明是熟客但店员好像对我的喜好不了解……所谓魔鬼藏在细节里,当你花费心思提供顾客完善的服务时,「宾至如归」的感受经常是顾客愿意再回购的主因。

POS系统则能帮助你,在这些细节、流程上提供更好的服务。POS系统能有效提升结帐速度,透过完整的商品目录,你可以快速找到顾客购买的商品,直觉化的设定折扣、付款资讯,并自动代入会员资讯。此外透过POS系统,退换货时也能使库存、进销存保持正确,让你能提供消费者更完善、更贴心的服务。

图三、SHOPLINE POS 销售结帐示意

进销存、销售查询与管理

每日营收、成本与净盈利计算也是开店每天都必须处理的店务之一。对帐面、营收了解得越透彻,你就能越有效的运用资源,带来更丰盛的利益。千万别小看这些累积起来的营收资料,商店在遇到需要做策略或决策的时候,清楚的帐面资料将能成为最值得信赖的参考依据,为你的策略指出一条成功方向。

举例来说,今天你正和伙伴商量着一项最近新进的商品,你觉得最近有许多人下单,感觉机会很大,你的伙伴却对此有点迟疑。这时候参考这项商品过去的销售纪录,或是同质性商品的销售业绩,以及目前握有的资源当中,能有多少金额或资源能来测试这项商品的市场,这些资料都将帮助你们更正确的判断应该如何下决定。

POS系统能清楚地整理每一笔销售纪录,将你的进销存整理的有条有序。销售的状况也能清楚保存下来,如销售店员、使用哪些折扣、预定订单已支付多少金额等等。这些资料除作为策略制定的依据外,也可以从进销存中,了解营运的健康程度,适时做出调整或应对。

图四、SHOPLINE POS 交易纪录、营收报表示意

有效管理会员数据

培养回头客除了给予让顾客满意的服务外,有策略的经营会员也是一个不败的必学招式。记得顾客喜好、提供常客独家优惠等,都能让顾客感受到「被用心关照」,进而愿意成为忠实粉丝,对品牌产生依赖。一间店拥有越多的忠实粉丝,品牌也就越能立足,并长久经营下去。

POS系统能为你纪录顾客的基本资料及过去的消费记录,你可以善用这些资讯制定会员计画,例如针对会员发送生日礼金,或是依据消费金额制定不同等级的会员奖励,鼓励顾客对品牌忠诚,越买越多。

POS 系统上对会员的纪录,也可以让你确保,不论今天值班的是哪位伙伴,都能提供会员最「客制化」的服务。善用会员标签、备注功能,例如某位女士到店里必逛高跟鞋,那值班伙伴看到备注就能主动将新款高跟鞋拿出来给她参考,创造让顾客感到惊喜的服务。

图五、SHOPLINE POS 会员管理示意

全通路管理

随着消费者对品牌的要求越来越高,市场竞争也越趋激烈,有越来越多的店家投入「全通路」的销售模式中。同时提供线上与线下的购物选项不仅可以增加获客机会,也能符合现在许多新兴的消费习惯,例如到实体店看实体,再到网路商店消费,如此一来便能提高消费者下单的机会。

线上线下的整合可以帮助你同时掌握网路与实体店面的所有营运资讯,从库存、进销存到会员,让你不仅清楚了解各通路为商店带来的营收,也可以让你在经营多通路时,面对大量的库存进出与帐面也能保持正确。

图六、SHOPLINE POS 全通路管理示意

其他店务管理

除了上述之外,开店也经常遇到其他需要处理的琐碎店务。例如开发票报税,或是员工管理。这些也可以透过POS ,让经营更有效。

开店遇到开发票或收据的情况时,有许多人选择开立传统型发票或收据(例如手写的三联式发票),但开立这些发票的过程相当麻烦。透过POS系统,发票的开立与结帐一并完成,同时将发票号码、开立时间等资讯传送至后台,若出现空白发票或作废发票的情况,POS系统也能完整纪录,让发票报税这件事简单得多。又或者管理员工时利用打卡钟,每月需要一张一张的计算实际时数并结算薪水,其实这些你都可以利用POS系统完整纪录,甚至不需要另外添购打卡钟。

图七、SHOPLINE POS 其他店务管理示意

如何选择适合的POS 系统?

尽管POS系统能为店家带来许多的益处,但面对市场上许许多多的系统,你可能仍然对如何挑选无从下手。其实不仅是不同产业,不同厂商、公司制作的POS系统也更有优缺点,你在挑选时,可以先从评估自己的需求开始,再比对市场上的各种POS,来找到最适合的选择。我们整理了一份清单,来帮助你快速厘清需求:

1.我想使用POS系统的动机是什么?
2.日常店务中,我最大的困扰是什么?最想解决的困扰有哪些?
3.我的产业是什么?适合适用哪一种POS?
4.我需要哪些功能?有哪些功能是看起来很厉害但事实上却用不到的?
5.我的预算有多少?可以接受支付多少费用?

你可以先整理出以上五个问题的回答,并参考各家官网对自家POS的描述及用户推荐等资讯,再比对自己的需求,一步步的筛选。例如你希望引进一套在库存管理上有强大功能的POS系统,那你可以参考各家系统是怎么管理库存,并试想自己商店目前的日常经营模式,是否适合使用。

举例来说,你是经常出国带货的服饰店老板,因为每次出国带回的商品都不相同,但又想透过POS 系统计算扣除成本后的实际盈利,这时候「商品建档」速度的快慢,就可以成为挑选时的条件之一。太过缓慢的建档过程会让你需要花费大量时间在输入每次的商品上,长期下来或许浪费了更多时间,那建档不易的POS 系统显然就不适合你。

另外,POS系统是否能申请试用也是一个必须考量的要点。因为一套系统的引进,势必得让自己和伙伴学习使用,并在每天的店务应用当中,才能确定系统是否能真正解决问题。免费试用正好能让大家适应新的系统,并搜集伙伴的回馈,来作为是否要真正花钱购买系统的主要考量。

最后,若你觉得还是眼花撩乱,最重要的要点就是「适合」,你可以从这方向来做最终选择。好的系统能帮助你提升营运效率,带来隐性的成长机会,让你不论是搜集会员、提高营收、扩展事业等都能更得心应手。但若选择了不适合的系统,不仅达不到这些效果,更可能砸了钱却让自己更忙,相当得不偿失。

该使用POS 系统或更换厂商的警讯

也许你会觉得,我的状况并不需要这么复杂的系统来协助管理。确实有些较小规模的工作室或店面,可能不仅没有这么多需求,要没有负担一套系统的预算。这里我们再帮大家整理几个开店时的状况:

  • 仓库一团乱,新品与旧品堆叠在一起,老是搞不清楚有多少东西还没清仓
  • 明明业绩都不错,但手上可动用的现金流总是比想像中的少,随便押货就把能动用的资金一次掏空
  • 虽然有会员制度,但加入会员的人很少,也不晓得自己有多少回头客或忠实顾客
  • 经常要到仓库翻找才知道商品缺货,或是顾客下订后才发现供应商断货,只好急忙跟顾客道歉
  • 不确定哪些商品是店内热销品,商品该进多少货都凭感觉,或是货没了就订
  • 经常被客人问店面能不能刷卡
  • 每天成交几十笔订单,每天关帐前都要花好几个小时计算今天的营业额
  • 明明使用了POS 系统,但感觉除了钱箱的功能之外,对营运没有其他太多的影响
  • 曾经有伙伴反映过其他伙伴很混,但也不晓得谁做了多少业绩,无法处理这类的问题

如果上述的问题中你也曾遇到过,这些问题可能正残害着你的盈利与商誉而你却不自知。若以上的情况你经常遇到,那不要犹豫,是时候该挑选一套POS 系统来解决问题了。

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不论你是开店新手,还是正在经营店面,都一定听过大家讨论收银机或是POS 系统。所谓的POS 系统,代表的是消费 […]

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